Administrasi Tata Arsip dan Kesuratan

 a. Macam-macam Surat dan Pengertiannya
Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya, adalah sebagai berikut.
1) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.
2) Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.
3) Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan.
4) Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas.
5) Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.
6) Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf.
7) Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
8) Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.


9) Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.
10) Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
11) Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
12) Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum.
13) Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
14) Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
15) Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.
16) Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.
17) Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
18) Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi surat.
19) Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.

b. Menyusun Surat.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat, yaitu:
Syarat Surat
1) Objektif
2) Sistematis
3) Singkat, tidak bertele-tele
4) Jelas masalahnya, alamat tujuan dan alamat pengirim
5) Lengkap isinya
6) Sopan
7) Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya)
Bahasa Surat:
1) Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.
2) Bahasa baku/ resmi, yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Bagian Surat:
1) Kepala surat
2) Tanggal Suar
3) Nomor Surat
4) Perihal
5) Alamat dalam
6) Salam pembuka
7) Isi surat
8) Salam penutup
9) Nama Jabatan (penutup surat)
10) Inisial
11. Tembusan

Bentuk Surat:
1) Resmi/Official Style
2) Lurus Penuh/ Full Block Style
3) Lurus/ Block Style/ Modified Block Style
4) Setengah Lurus/ Semi Block Stye
5) Sederhana/ Simplified Style
6) Lekuk/ Idented Style
7) Alinea menggantung/ hanging paragraf
8) Lurus dengan perihal atau ” Pokok Surat/ Subject Notice.

c. Pengurusan Surat
Pengurusan surat meliputi: mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat keluar.
1) Pengurusan Surat Masuk
Urusan kerja pengurursan surat masuk, yaitu: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan/ paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilih surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi, memilih surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka).
Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga, yaitu:
a) Pengurursan surat masuk biasa (rutin)
Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat, melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. Selanjutnya, masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan.
b) Pengurusan surat masuk penting
Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila:
• Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan;
• Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian;
• Surat memerlukan tidak lanjut;
• Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan.
• Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat tersebut di tempat lain.
c) Pengurusan Surat Rahasia
Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.

2) Pengurusan Surat Keluar
a) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
b) Surat ke luar dibagi tiga golongan:
(1) Surat biasa
(2) Surat penting
(3) Surat rahasia.
c) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengirimannya.
d) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat.
e) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat.
f) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu.
g) Kode surat ke luar, meliputi:
(1) Kode unit kerja
Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor Wilayah di Propinsi.
• Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi.
• Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya
• Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah
Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang bersangkutan.
(2) Kode perihal
Contoh kode surat dari Sekolah Menengah Umum:1785/102.1/SMU.01/KP/87
1785 Nomor urut surat ke luar
102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar
1 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di wilayah I
Propinsi Jabar
SMU Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut sekolah
di Kab/Kodya tersebut.
KP Kode perihal kepegawaian
07 Tahun 2007

d. Uraian Format Pengurusan Surat
1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin), menggunakan lembar pencatatan lembar pengantar surat rutin.
2) Lembar pengantar surat penting disebut kartu kendali.
Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali, kartu kendali berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat dengan tepat dan cepat, dan sebagai arsip pengganti.
Tata cara pengisian kartu kendali:
a) Kolom : M melambangkan surat masuk
K melambangkan surat ke luar
Bila yang dilayani surat ke luar maka huruf M dicoret dan bila yang dilayani surat masuk maka huruf K dicoret.
b) Kolom tanggal : Tempat tanggal penerimaan/ pengiriman surat
c) Kolom nomor urut : Tempat nomor urut penerimaan dan pengiriman
surat, dari 01 dan seterusnya dalam waktu
satu bulan.
d) Kolom indeks : tempat indeks / masalah dalam surat sesuai
cara pelaksanaan mengindeks arsip.
5) Kolom kode : Tempat kode/ tanda klasifikasi dan
penggolongan surat yang sesuai dengan pola
klasifikasi arsip yang berlaku.
6) Kolom hal : Tempat perihal yang termaktub dalam surat.
7) Kolom isi ringkas : Tempat ringkasan dari surat.
8) Kolom lampiran : Tempat jumlah lampiran dan macam lampiran
yang ada.
9) Kolom dari/kepada : Tempat dari/ kepada siapa surat diterima atau
dikirim. Untuk surat masuk, kata ”kepada” dicoret dan untuk surat ke luar kata ”dari” dicoret.
10) Kolom pengolah : Tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat tersebut.
11) Kolom tanggal : Tempat tanggal surat yang diterima/ dikirim.
12) Kolom paraf : Tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah/ sekretaris pengolah.
13) Kolom nomor surat: Tempat nomor surat yang diterima/ dikirim.
14) Kolom catatan : Tempat keterangan yang perlu dicatat/ tunjuk silang kalau diperlukan.


e. Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Arsip harus dikelola dengan cara:
1) Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
a) Sistem masalah,
b) Sistem abjad
c) Sistem tanggal
d) Sistem wilayah
2) Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte status sekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan).
3) Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusustan Arsip.

Free Template Blogger collection template Hot Deals BERITA_wongANteng SEO
Line Acne
  1. Acne Cleansing Gel [60ml] — Rp. 19.500,-
  2. Acne Gentle Scrub [60ml] — Rp. 19.500,-
  3. Acne Face Powder [25gr] — Rp. 37.500,-
  4. Acne Perfecting Moisturizer Gel SPF 15 [40ml] — Rp. 28.500,-
  5. Acne Treatment Gel [15ml] — Rp. 18.500,-
  6. Acne Pore Tightening Toner [100ml] — Rp. 25.000,-
Line Basic
  1. Cleanser [150ml] — Rp. 19.000,-
  2. Facial Mask [60ml] — Rp. 14.500,-
  3. Facial Massage Cream [60ml] — Rp. 15.500,-
  4. Facial Scrub [60ml] — Rp. 12.500,-
  5. Facial Wash [60ml] — Rp. 12.000,-
  6. Hydrating Toner [150ml] — Rp. 18.000,-
  7. Intensive Night Cream [30gr] — Rp. 32.000,-
  8. Moisturizer Cream [40ml] — Rp. 15.500,-
  9. Moisturizer Gel [40ml] — Rp. 15.000,-
  10. Peeling Cream [60ml] — Rp. 14.500,-
  11. Sunscreen Gel SPF 30 [40ml] — Rp. 27.500,-
  12. Roll On For Her & For Him [60ml] — Rp. 16.500,-
  13. Body Lotion [200ml] — Rp. 40.000,-
  14. Body Mist [200ml] — Rp. 57.500,-
  15. Eau De Toilette [35ml] — Rp. 44.000,-
  16. Body Butter [150ml] — Rp. 37.500,-
  17. Olive Oil For Massage [150ml] — Rp. 32.000,-
  18. Pure Olive Oil [50ml] — Rp. 21.000,-
  19. Soft Scrub [150ml] — Rp. 29.000,-
  20. Olive Soft Scrub[240ml] — Rp. 39.000,-
Line Lightening
  1. Lightening Body Lotion [150ml] — Rp. 23.500,-
  2. Lightening Day Cream Step 1 [30gr] — Rp. 36.500,- & [20ml tube] — Rp. 22.000,-
  3. Lightening Day Cream Step 2 [30gr] — Rp. 39.500,- & [20ml tube] — Rp. 24.000,-
  4. Lightening Face Mask [60ml] — Rp. 15.500,-
  5. Lightening Face Toner [150ml] — Rp. 19.000,-
  6. Lightening Facial Scrub [60ml] — Rp. 13.500,-
  7. Lightening Facial Serum [5x5ml] — Rp. 49.500,-
  8. Lightening Gentle Wash [60ml] — Rp. 12.500,-
  9. Lightening Milk Cleanser [150ml] — Rp. 22.000,-
  10. Lightening Night Cream Step 1 [30gr] — Rp. 37.500,- & [20ml tube] — Rp. 23.000,-
  11. Lightening Night Cream Step 2 [30gr] — Rp. 40.500,- & [20ml tube] — Rp. 25.000,-
  12. Lightening Two Way Cake Extra Cover [12gr] — Rp. 49.500,-
  13. Lightening Two Way Cake Light Feel [12gr] — Rp. 46.000,-
  14. Refill Lightening Two Way Cake Extra Cover [12gr] — Rp. 33.000,-
  15. Refill Lightening Two Way Cake Light Feel [12gr] — Rp. 31.000,-
Line Make Up
  1. Blush On — Rp. 37.500,-
  2. Compact Powder — Rp. 37.000,-
  3. Double Function Kit — Rp. 43.500,-
  4. Eyebrow Pencil — Rp. 30.000,-
  5. Eyeliner Pencil — Rp. 40.000,-
  6. Eyeliner Liquid — Rp. 50.000,-
  7. Eyeshadow — Rp. 39.000,-
  8. Hydrogloss — Rp. 28.500,-
  9. Lipgloss — Rp. 24.000,-
  10. Lip Palette — Rp. 55.000,-
  11. Long Lasting Lipstik — Rp. 40.000,-
  12. Exclusive Lipstik — Rp. 33.000,-
  13. Creamy Foundation Extra Cover — Rp. 32.000,-
  14. Creamy Foundation Light Feel — Rp. 31.000,-
  15. Luminous Face Powder — Rp. 33.000,-
  16. Luminous Liquid Foundation — Rp. 32.000,-
  17. Luminous Two Way Cake — Rp. 41.000,-
  18. Make Up Remover — Rp. 26.500,-
  19. Matte Lipstik — Rp. 28.500,-
  20. Perfect Longlash Curling Mascara — Rp. 70.000,-
  21. Professional Make Up Kit — Rp. 700.000,-
  22. Special Edition Make Up Kit — Rp. 375.000,-
  23. Spon TWC — Rp. 10.000,-
  24. Wondershine — Rp. 31.000,-
  25. Refill Compact Powder — Rp. 27.500,-
  26. Refill Luminous Face Powder — Rp. 18.000,-
  27. Refill Luminous Two Way Cake — Rp. 28.500,-

Free Template Blogger collection template Hot Deals BERITA_wongANteng SEO
  • CTRL + A : Fungsi memblok keseluruhan teks (All)
  • CTRL + B : Fungsi mengubah format teks menjadi tebal (Bold)
  • CTRL + C : Fungsi menyalin teks yang telah di blok (Copy)
  • CTRL + D : Fungsi membuka menu/kotak dialog Font
  • CTRL + E : Fungsi membuat teks menjadi rata tengah
  • CTRL + F : Fungsi membuka menu/kotak dialog Find and Replace
  • CTRL + G : Fungsi membuka menu/kotak dialog Find and Replace
  • CTRL + H : Fungsi membuka menu/kotak dialog Find and Replace (tab Replace)
  • CTRL + I : Fungsi mengubah format teks menjadi miring (Italic)
  • CTRL + J : Fungsi membuat teks menjadi rata kanan dan kiri (Justify)
  • CTRL + K : Fungsi membuka menu/kotak dialog Insert Hyperlink
  • CTRL + L : Fungsi membuat teks menjadi rata kiri (Left)
  • CTRL + M : Fungsi menggeser First Line Indent dan Left Tab pada mistar dokumen
  • CTRL + N : Fungsi membuka dokumen baru (New)
  • CTRL + O : Fungsi membuka menu/kotak dialog Open (Open)
  • CTRL + P : Fungsi membuka menu/kotak dialog cetak (Print)
  • CTRL + Q : Fungsi menghilangkan nomor urut
  • CTRL + R : Fungsi membuat teks menjadi rata kanan (Right)
  • CTRL + S : Fungsi menyimpan dokumen (Save)
  • CTRL + T : Fungsi menggeser Left Tab pada mistar dokumen
  • CTRL + U : Fungsi mengubah format teks menjadi bergaris bawah (Underline)
  • CTRL + V : Fungsi menempelkan (paste) hasil teks yang sudah di Copy
  • CTRL + W : Fungsi menyimpan dan langsung menutup program lemar kerja yang di pakai
  • CTRL + X : Fungsi memotong teks (cut) dan dapat di tempelkan (paste) kembali di tempat lainnya
  • CTRL + Y : Fungsi mengulang/meneruskan kembali aktivitas yang dibatalkan (Redo)
  • CTRL + Z : Fungsi membatalkan aktivitas terakhir (Undo)

Free Template Blogger collection template Hot Deals BERITA_wongANteng SEO


Kebanyakan orang sering kali lebih banyak mendengarkan dan membaca buku – buku bacaan tentang kesuksesan orang Lain . Banyak program - program di stasiun televisi, media interner yang bertema motivasi ataupun sharing tentang kesuksesan. Bahkan sebagian masyarakat yang mengikuti acara - acara seperti ini bisa seperti terhipnotis. “WAAOOWWW...!!”.

kita sering mendengar ataupun membaca pengalaman - pengalaman orang yang sukses, dengan harapan dapat menemukan cara untuk menjadi orang sukses dengan mengikuti cara - cara orang tersebut untuk menjadi sukses . WAOWW !!!  gampang sekali menjadi orang yang sukses. Namun benarkah cara - cara seperti ini ??
Sebenarnya "orang sukses" tersebut hanya mengubah kasus pribadi mereka manjadi sebuah rumus umum, seolah - olah mengatakan " beginiLah cara - cara menjadi sukses !! "

Banyak orang yang menginginkan sukses secara instan "begitu pula yang saya rasakan dulu". Tapi cara pandang mengenai sebuah kesuksesan seperti itu 100% salah. Tentu tidak masuk akal apabila kita mendambakan sesuatu yang besar tapi kita hanya melakukan hal yang kecil untuk menggapainya. Kesuksesan yang kita ingin raih sangatlah bergantung pada usaha yang kita lakukan. untuk itu aku dalam menggapai impian - impianku akan berusaha semaksimal mungkin untuk bisa menggapainya.
  • Tahap pertama : Target menyelesaikan kuliah secepat mungkin.semua kuliah itu tidak ada yang mudah, jika kita Memilih untuk hidup santai saat masa muda maka itu sama saja kita memilih untuk hidup melarat di masa tua...
    untuk itu aku akan berusaha untuk selalu FokusFokus dan Fokus. mungkin cara seperti inilah yang nantinya bisa membuat targetku untuk menyelesaikan kuliah selama 3,5 tahun bisa tercapai.
    dan untuk mendukung itu semua aku tidak lupa untuk berdoa kepada yang di atas.
    untuk yang 1.5 tahun akan aku gunakan pada tahap kedua dan terakhir.

  • Tahap kedua : Setelah lulus kuliah mencari modal untuk usaha.
    Untuk mencari modal usaha aku putuskan bekerja pada perusahaan yang dalam dunia pekerjaannya itu tentang komputer, agar bisa sambil cari - cari ilmu lagi. hehehe..
    kan pas banget dengan jurusan kuliah yang nantinya aku pilih.
    nah, disamping rencanaku untuk bekerja dengan perusahaan lain, situs ini juga merupakan salah satu alat untuk menambah penghasilan modal usahaku di kemudian hari.

  • Tahap akhir dari impianku setelah masa putih abu - abu yaitu BERWIRAUSAHA
    Dalam berwirausaha aku memilih untuk membuat sebuah toko komputer yang disamping itu didukung dengan tekhnik komputer, jadi intinya adalah sebuah service komputer serta toko komputer.
    untuk mendukung impianku tersebut aku akan menerapkan beberapa faktor penting :

    Ø  Tentukan visi dan misi usaha. 
    Ø  Action (Lakukan Tindakan). 
    Ø  Tentukan gagasan bisnis yang akan dikembangkan. 
    Ø  Selalu belajar dan lakukan pengamatan. 
    Ø  Nikmati hambatan atau kegagalan. :D
Nah itulah langkah yang akan aku tempuh Setelah Masa Putih Abu - abu

Free Template Blogger collection template Hot Deals BERITA_wongANteng SEO